Det vert oppretta ei ny personalmappe for kvar tilsett. 

Personalmappene skal ha sakstype VPER, har fast skriveregel i malsak og integrasjon frå Visma Enterprise. 

Dei “gamle” personalmappene i struktur som var oppretta ved inngang til nytt system i 2019 vert avslutta, men einingsleiar har lesetilgong til mappene. Det vert oppretta kryssreferanse mellom ny og gamal personalmappe.

Skriveregel for personalmappe

Tittel 1: Personalmappe
Tittel 2: fornamn og etternamn (skjerma tekst)
Klassering: Fødselsnummer vil ligge inne som standard ordningsprinsipp og gjeldande fødselsnummer leggast til som ordningsverdi ved å velje «Rediger» i menyfeltet
Arkivdel: PERS – Personalarkiv.

Sjå eigne rutinar.

Vert oppretta ved arbeidsflytar tilpassa kvar einskild søknadstype.

Kjem ut i fulltekst på Innsyn

Her kjem via integrasjon dei arkivverdige dokument som vert produsert i Vigilo. Ev. også dokument som oppvekst- og kulturetaten skriv direkte i websak.

Skriveregel: 
Tittel1 elevmappe  Tittel2: Namn Etternamn

Arkivdel: Elev

Sakstype: Elev

Tilgangskode: E

Klassering: Fødselsnummer 11 siffer.

Vert ikkje publisert på Innsyn

Skriveregel:

Tittel1: Flyktningmappe

Tittel2: Namn Etternamn Fnr/dufnr

Arkivdel: Flykt

Sakstype: Flyk

Tilgangskode: F

Klassering: fødselsnummer 11 siffer. Om ein ikkje har fødselsnummer, ventar vi med klassering til dette er klart.

Vert ikkje publisert på Innsyn

Skriveregel:

Tittel1: Vaksenopplæring - <Type sak>

Tittel2: <Fornamn Etternamn>

Arkivdel: VAKSOP

Sakstype: VO

Tilgangskode: V

Klassering: Fødselsnummer 11 siffer

Vert publisert metadata på Innsyn.

Her kjem via integrasjon dei arkivverdige dokument som vert produsert i Vigilo. Ev. også dokument som Oppvekst- og kultur skriv direkte i websak.

Skriveregel

Tittel1 elevmappe  Tittel2: Namn Etternamn

Arkivdel: BARN

Sakstype: Barn

Tilgangskode: B

Klassering: Fødselsnummer 11 siffer.

Vert ikkje publisert på Innsyn

Skriveregel

Skal brukast i spesielle tilfeller der dokumentasjonen ikkje ligg i Gerica eller i andre fagsystem.

Tittel1: Pasientsak - <Type sak>

Tittel2: <Fornamn Etternamn>

Arkivdel: PASIENT

Sakstype: PAS

Tilgangskode: PA

Klassering: fødselsnummer 11 siffer.

Vert ikkje publisert på Innsyn

Skriveregel

Tittelfelt 1: Disiplinærsak  NB! skal ikkje endrast

Tittelfelt 2: Namn Etternamn

Sakstype: PERB

Arkivdel: DISI

Tilgangskode: PB

Klassering: fødselsnummer 11 siffer.

Legge til tilgong for HR og ev. andre som må ha tilgong til saka. 

Skriveregel

Tittel1: <<stilling, stillingsprosent, dato>>

Arkivdel: STI

Sakstype: TS

Tilgangskode: T, § 25.

Klassering:    S  - Stillingsid frå Webcruiter og/eller  SSA 05

Skrivereglar:  Sjå eiga prosedyre for utlysing, rekruttering og tilsetjing.

Standardtekster: Tilsettingsvedtak, Tilbod om stilling

Dokument frå Webcruiter kjem inn i desse sakene. 

Alle dokument, minus offentleg søkjerliste, frå tilgangskode T. Når tilsettinga er ferdig og den tilsette har takka ja til stillinga kan vi offentleggjere tilbod om stilling (ta vekk tilgongskode). 

Vert publisert metadata på Innsyn.