Framme frå venstre: Birgitte Vikanes (Ulstein), May Britt Brenne (Ørsta), Helga Bøe(Ulstein), Monica Håheim Knotten (Herøy), Heidi Vaslag Løvøy (Herøy), Zari Demirova Natvik (Ulstein), Sunniva Utnes Kvangarsnes (Volda) og Johnny Berge (Hareid) Bakerste rekke frå venstre: Elisabeth Sæbønes (Ørsta), Inger-Johanne Johnsen (Volda), Linda Hjelm (Ørsta), Tove Cathrine Kvamme (Sande), Sissel Nevstad (Hareid), Janne Dalebø (Volda) og Kristian Stråmyr (Hareid)
Ulstein kommune
- Eit kommunalt oppgåvefellesskap innan dokumentasjonsforvaltning – eller arkiv, som dei fleste kjenner det – er både nytt og spesielt i kommunal samanheng. Berre nokre få liknande samarbeid finst i Noreg. Dette betyr at kommunane på Søre Sunnmøre er nyskapande – at vi går føre og at vi viser korleis kommunar kan samarbeide smartare og meir effektivt, sa arkivleiar i Volda kommune, Inger-Johanne Johnsen, då samarbeidet hadde si offisielle opningsmarkering i januar.
Eit samarbeid som verkar
På berre fire månader har arkivsamarbeidet levert gode resultat.
Det er gjennomført kurs i alle kommunane, saman med korte og nyttige rettleiingar på intranettet. Brukarstøtta fungerer svært godt, med over 800 førespurnader så langt.
Tilbakemeldingane er positive både frå saksbehandlarar og administrasjon.
Arkivmedarbeidarane har vore fleksible og endringsvillige, og opplever dei nye oppgåvene som motiverande. Samtidig er sårbarheita redusert, til dømes ved fråvær og i nøkkeloppgåver.
Kartlegging visar at samarbeidet har hatt stor nedgang i arbeidsmengde og spart mykje tid gjennom regelstyring, automatisering og bruk av KI.
Fagdag
Tilsette i samarbeidet var samla til ein fagdag, med foredrag, gruppearbeid og sosialt samvær.
- Anita Sundnes, leiar Ulstein kommune, hadde foredrag om arbeidsflyt og dokumentasjon i plan- og byggesaker
- Erling Olav Storegjerde, kommunikasjonsrådgjevar Ulstein kommune, hadde foredrag om innsyn i offentlege dokument
- Gudmund Valderhaug orienterte om den nye arkivlova med arkivforskrift og bevaringsforskrift.
Etter foredraga hadde arkivleiarar og medarbeidarar gruppearbeid og diskusjonar om vidare utvikling av samarbeidet.
Slike fagdagar er svært viktige i eit kommunalt oppgåvefellesskap, der medarbeidarane har sin arbeidsplass i eiga kommune, samtidig som dei utfører oppgåver på vegne av kommunane i samarbeidet.
Arkivleiarar samla: F.v.: Tove Cathrine Kvamme (Sande), Inger-Johanne Johnsen (Volda), Helga Bøe (Ulstein), May Britt Brenne (Ørsta), og Johnny Berge (Hareid).
Ulstein kommune
Her kan du lese meir om arkivsamarbeidet og dokumentasjonsplan