Rutine for varsling

Formål med varsling

Kva er varsling?

Varsling er å seie frå om kritikkverdige forhold som er i strid med rettsreglar, etiske retningslinjer eller normer som har brei tilslutning i samfunnet, til nokon som kan gjere noko med det. Retten til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivar si verksemd er lovbestemt.

Alle vert oppmoda til å varsle om kritikkverdige forhold i Ulstein kommune. Varslingsordninga skal gjere det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige forhold i Ulstein kommune eller mot Ulstein kommune.

I nokre tilfelle har arbeidstakar også ei plikt til melde frå (til dømes ved fare for liv og helse, trakassering og diskriminering), jf. arbeidsmiljølova § 2-3).

Kva kan du varsle om?

Kva er ikkje omfatta av varslingsordninga?

Kven kan varsle?

Kven skal du varsle til?

Varsling til Ulstein kommune

Du kan varsle til kommunen sitt varslingsmottak. Varslingsmottaket består av personalleiar og jurist.

Du kan også varsle til leiar eller gjennom tillitsvald, verneombod eller advokat.

Dersom varselet gjeld personar i varslingsmottaket kan du varsle til kommunedirektør.

Dersom varselet gjeld kommunedirektør kan du varsle til ordførar. Det er innhaldet i varselet som avgjer korleis og kven som følgjer opp varselet vidare.

Varsling til ekstern offentleg mynde

Arbeidstakar kan alltid varsle eksternt til offentleg tilsynsmyndigheit (til dømes Arbeidstilsynet, Statsforvaltaren, Luftfartstilsynet, Mattilsynet og Likestillings- og diskrimineringsombodet) eller anna offentleg myndigheit.

Varsling til offentlegheita, til dømes media

Arbeidstakar kan varsle eksternt til offentlegheita, for eksempel media. Arbeidsmiljølova stiller strengare krav til slik varsling, og vilkår om at

arbeidstakar har eit forsvarleg grunnlag for innhaldet i varselet,
varselet gjeld kritikkverdige forhold som har allmenn interesse, og
arbeidstakar først har varsla internt, eller har grunn til å tru at intern varsling ikkje vil vere føremålstenleg

Anonymitet og innsyn

Anonymitet

Du kan velje å varsle anonymt, men det vil kunne avgrense moglegheita vår til å utgreie saka. Varslinga vert handtert i samsvar med reglar for offentleg saksbehandling, uavhengig av om du varslar med namn eller varslar anonymt.

Innsyn

Varslar sin identitet skal behandlast fortruleg. Varslar sin identitet skal i utgangspunktet berre opplysast til den som har sakleg grunn for å få kjennskap til den.

Dokument i varslingssaker er likevel omfatta av same reglar for teieplikt og offentlegheit som andre dokument.

Det vil som hovudregel innebere:

Varslar vil som oftast ikkje vere part i saka.
Den varselet gjeld har krav på innsyn for å kunne uttale seg i saka.
Varslar og den varselet gjeld vil ha rett til innsyn i eigne personopplysingar som vert behandla, jf. personvernforordninga artikkel 15. Personopplysingslova § 16 vil kunne gi unntak frå innsyn, sjå særleg bokstav d og e.
Teiepliktige opplysingar vil vere unnateke frå innsyn for andre (offentlegheita), jf. offentleglova § 13 jf. forvaltningslova § 13.
- I kva grad varslar sin identitet er teiepliktig må vurderast konkret. •
Opplysingar som ikkje er unnateke offentlegheit vil kunne bli offentleggjort. Aktuelle unntaksheimlar er offentleglova §§ 14, 23 og 24.

Slik varslar du

Framgangsmåten ved varsling skal vere forsvarleg. Du kan varsle munnleg eller skrifteleg og det er ingen formkrav til innhaldet i varselet. Du må vere tydeleg om forholdet du varslar om.

Varselet bør innehalde

namn på verksemd og avdeling eller eining
konkrete opplysingar om kva forholdet gjeld
tid og stad for det kritikkverdige forholdet
personar som har kunnskap om forholdet

Det er ein fordel om du har dokumentasjon som kan underbygge påstandane i varselet.

Dersom varselet ikkje inneheld tilstrekkelege opplysingar og det ikkje er mogeleg å innhente ytterlegare informasjon (ved anonymitet), vil saka ikkje kunne behandlast.

Vurder om det er føremålstenleg å kontakte andre for å avklare saka før du vel å varsle. Du kan for eksempel søke råd hos kollegaer, tillitsvald, verneombod, tilsynsmyndigheiter eller annan tredjepart.

Du kan varsle via elektronisk skjema, telefon, personleg oppmøte eller post.

Kva skjer etter at du har varsla?

Mottak av varsel

Varslingsmottaket skal gå igjennom varselet og ta stilling til kven som er eigar av varselet. Eigar vil normalt vere nærmaste leiar til den varselet gjeld, med personalansvar.
Dersom varselet gjeld kommunedirektør skal varselet behandlast av formannskapet og/eller kommunestyret.
Varsel til andre enn varslingsmottaket skal sendast vidare til varslingsmottaket • Eigar skal i samråd med varslingsmottaket ta stilling til kva type sak dette er (ønskje, avvik, klage eller varsel).
Eigar skal i samråd med varslingsmottaket avgjere kven som skal saksbehandle varselet. Varslingsmottaket kan saksbehandle eit varsel.
Den som skal behandle varselet skal vere habil.
Den som saksbehandlar varselet skal innan ei veke gi namngjevne varslarar ei stadfesting på at varselet er motteke, kvar varselet skal behandlast og kor lang tid behandlinga venteleg vil ta.
Korrespondanse i saka med namngjevne varslarar skjer gjennom varslaren si digitale eller fysiske postkasse.

Omsorgsplikta og involverte sin rettstryggleik

Arbeidsgivar skal sjå til at varslar har eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø, jf. arbeidsmiljølova § 2 A-3 andre avsnitt. Denne omsorgsplikta vil til dømes innebere:
- Sørge for tiltak som er eigna til å førebygge gjengjelding
- Ein eller fleire samtalar med varslar for å kartlegge om situasjonen krev tiltak
- Tilbod om samtale med bedriftshelseteneste
- Andre tiltak som etter forholda kan vere aktuelle
Arbeidsgivar skal sørge for eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø også for den som varselet rettar seg mot.
Arbeidsgivar har ansvar for å vareta rettstryggleiken til begge partar (den som varslar og den som varselet gjeld). Det inneber mellom anna:
- Innhaldet i varselet, varslar og den varselet gjeld skal som hovudregel behandlast fortruleg og ikkje gjerast kjent for fleire enn nødvendig. Sjå likevel punkt 3.1 om innsyn og offentlegheit.
- Den varselet gjeld skal som hovudregel få høve til å uttale seg om varselet.
- Varslar og den varselet gjeld skal informerast om mogelegheita til å involvere tillitsperson, tillitsvald eller verneombod.
- Verneombod skal som hovudregel vere informert om saker som gjeld arbeidsmiljø.

Behandling av varselet

Varselet skal undersøkast og saksbehandlast innan rimeleg tid. Kva som vil vere rimeleg tid vil vere avhengig av varselet si alvorsgrad, kor viktig det er med rask avklaring og kor lang tid det praktisk vil ta å undersøke forholdet.
Vidare behandling kan variere i kvar enkelt sak, ut frå varselet sitt alvor og omfang. Det skal gjerast nødvendige undersøkingar for å søkje å få ei objektiv skildring av dei forhold det vert varsla om. Undersøkingane vil normalt innebere samtale med den som har varsla, samtale med den varselet gjeld og eventuelle andre.
Dersom varselet gjeld ein namngitt medarbeidar, vert medarbeidaren normalt gjort kjent med varselet. Den varselet gjeld skal få høve til å gi sin versjon av saka.
- I saker der det vil vere viktig at den det vert varsla om ikkje vert gjort kjent med varselet (til dømes i politisaker), kan det gjerast unntak.
Det skal takast stilling til om saka kan avsluttast eller om det er behov for å iverksette tiltak og eventuell vidare oppfølging. Eventuelle tiltak kan til dømes inkludere:
- utarbeiding av nye rutinar eller andre interne tiltak
- involvering av verneombod, bedriftshelseteneste, politisk leiing, politi, Arbeidstilsynet og andre.
Når saka er ferdig behandla skal begge partar få ei kort orientering om at saka er ferdig undersøkt frå kommunen si side.
- Dersom arbeidsforholdet til den varselet gjeld vert påverka (til dømes åtvaring, omplassering, oppseiing o.a.) skal kommunen behandle dette vidare i ei eiga sak.
- Varslar har normalt ikkje krav på å få vite kva konsekvensar saka eventuelt fekk for den varselet gjeld.
Arbeidsgivar har plikt til å iverksette nødvendige gjenopprettande tiltak.
Arbeidsgivar skal evaluere behandlinga av varselet og om gjennomførte tiltak har hatt effekt.
- Evalueringa vil ha ulik form alt etter det konkrete tiltaket.
- Ved langvarige tiltak, som eksempelvis gjenopprette eit forsvarleg arbeidsmiljø, må evalueringa bygge på innarbeida interkontrollprosedyre over tid som for eksempel medarbeidarsamtalar- og undersøkingar.
Behandling av varslingssaker er ikkje enkeltvedtak og avgjersler kan difor ikkje klagast på.

Dokumentasjon

Samtalar, møter og vurderingar som skjer i samband med eit varsel skal dokumenterast og arkiverast.
Ved usemje om innhaldet i eit referat skal eventuelle kommentarar vere eit vedlegg til referatet.

Gjengjelding

Arbeidsgivar har ansvar for at arbeidstakar/innleigd personell ikkje vert utsett for gjengjelding som følgje av varsling.

Forbodet mot gjengjelding omfattar mellom anna

trugslar, trakassering, usakleg forskjellsbehandling, sosial ekskludering eller anna utilbørleg åtferd
åtvaring, endring i arbeidsoppgåver, omplassering eller degradering
suspensjon, oppseiing, avskjed eller ordensstraff

Tvistar om brot på forbodet mot gjengjelding kan setjast fram for Diskrimineringsnemnda. Det gjeld likevel ikkje saker om oppseiing eller avskjed.

For meir informasjon sjå: Diskrimineringsnemnda

Ansvar

Nyttige lenker