Kommunane har mange ulike system for å lagre dokumentasjon knytt til dei ulike fagområda. I tillegg er der mykje uformell dokumentasjon som blir lagra enten på den enkelte tilsette sitt lagringsområde eller på eit fellesområde. Det er viktig at dokumentasjonen blir lagra slik at dokumentasjonen berre er tilgjengeleg for dei tilsette som skal ha tilgang.
Kommunal forvaltning er omfatta av reglar, lovverk og forskrifter som må overhaldast. Dette gjeld spesielt arkivlova, offentlighetsloven, forvaltningslover og regelverket rundt GDPR.
Lagringsstrategien er ein del av kommunane sin dokumentasjonsstrategi.
Målsetting
- Bygge felles forståing og felles semje om kva som skal lagrast kvar
- Informasjon lagrast på rett stad og berre ein stad
- Overhalde personvern og informasjonssikkerheit
- Sikre at informasjon ikkje blir kjent for uvedkomande (konfidensialitet)
- Sikre at informasjon ikkje blir endra utilsikta eller av uvedkomande (integritet)
- Sørge for at informasjon er tilgjengeleg ved behov (tilgjenge)
- Overhalde relevante lover og forskrifter
Kvar skal dokumentasjonen lagrast
Arkivverdig dokumentasjon
Arkivverdig dokumentasjon skal arkiverast rett slik at den er tilgjengeleg no og for framtida. Arkivverdig dokumentasjon er alle dokument som blir til som ledd i kommunen si verksemd, dersom det har verdi som dokumentasjon eller gjenstand for saksbehandling.
Saksbehandling i fagsystem
Ved saksbehandling i fagsystem, skal lagring skje i fagsystema. Fagsystema skal ha godkjent Noark5 arkivkjerne eller integrasjon mot godkjent Noark5 arkivkjerne.
Felles lagring av uformell dokumentasjon
Felles lagring for dokument (gjeld berre dokument som ikkje er sensitive) som ikkje finn sin naturlege plass i nokon av de to over, kan lagrast i mapper i Teams/SharePoint. Dette gjeld ikkje arkivverdig dokumentasjon.
Lagring av uformell dokumentasjon for den enkelte tilsette
Lagring av uformell dokumentasjon (NB ikkje sensitiv informasjon) som den enkelt tilsette arbeidar med, eller har behov for å ta vare på, skal leggast i den tilsette sin OneDrive. Dette gjeld ikkje arkivverdig dokumentasjon
Føresetnadar
Kommunen skal kunne yte gode og effektive tenester til private, næringsliv og offentlege instansar. Det vil vere avgjerande at dei tilsette har digitale system som sikrar ein effektiv og sikker kommunikasjon, forvaltning, saksbehandling og tenesteproduksjon. Dette krev både god infrastruktur og hensiktsmessig programvare, men også at det blir lagt til rette for tilstrekkeleg opplæring og gode rutinar og prosessar som sikrar maksimal bruk og utnytting av systema.
Personleg
OneDrive
- Lagringsområde for personlege filer
- Skal ikkje brukast til personsensitiv informasjon
Outlook
- E-post kommunikasjon med interne og eksterne
- Kalender
- Skal ikkje brukast til personsensitive opplysningar
Teams
OneNote
- Notatblokk for personlege notatar og møtenotatar
- Skal ikkje nyttast til personsensitive opplysningar
Samhandling
Teams
- Samhandling i einingar, avdelingar og prosjekt skjer her. Her ligg også avdelingsfiler og prosjektfiler
Teams og webex – samtalar
- Bruk samtalar i egna kanalar i staden for e-post
- Gjer raske avklaringar, still spørsmål og del dokument her i staden for epost
Teams og webex møter
- Du kan bruke teams til å køyre videomøter. Her kan du enkelt presentasjonar og dokument med andre medan møtet pågår
- Møter der vi har dialog med brukar må vi bruke webex (her har vi avtalar som gjer dette mogleg). Teams kan ikkje brukast til dette formålet.
OneNote notatar
- Møtereferat blir ført på ein stad og blir gjort tilgjengeleg for alle med ein gong
Planner i Teams
- Oppgåvestyring for avdeling eller prosjekt
Fagsystem
Saksbehandling skjer i fagsystema
Sak- arkiv system
- Inngåande post, offentleg journal, utvalsbehandling, offisielle dokument som blir publisert på innsynsløysinga på heimesidene, saksbehandling på fleire områder
Visma Enterprise
- Administrasjon av personal, lønn og økonomi
Edlevo
- Skule- og barnehageadministrativt system lagrar relevant informasjon
Kvalitetssystem
- Avvisksmeldingssystem, kvalitetsdokumentasjon, prosedyrer, reglement, varsling
Ulike fagsystem som Gerica, Familia, HsPro, fagsystem innanfor teknisk sektor osv.
- Saksbehandling og dokumentasjon i samsvar med dei faglege behova
Merknad:
Fagsystem som ikkje har ei godkjent arkivkjerne må lagre/overføre
dokumentasjon til godkjent arkivkjerne.
Intranett
- Nyheiter og informasjon til den tilsette